Hvor længe skal du føre dine kontoudtog?
Vi er alle bombarderet med så meget papir, at det til tider kan være svært at vade igennem det. Mellem den uønskede post, kvitteringer og økonomiske dokumenter, vi indsamler, kan det virke lidt latterligt at beholde papirer, som vi føler, at vi måske aldrig har brug for. Og i betragtning af overgangen til netbank, er det ikke tid til at opgive det gamle skoboks-system med journalføring?
Selvom du muligvis ikke har brug for det gamle arkiveringssystem, kan der faktisk komme et tidspunkt, hvor du har brug for dine gamle kontoudtog. Disse erklæringer repræsenterer den aktivitet, der finder sted på din bankkonto - en kontrol, opsparing eller anden type konto, der opbevares hos din (e) finansielle institution (er). Læs videre for at finde ud af mere om, hvor længe du har brug for at holde dine udsagn, og hvorfor.
Key takeaways
- Kontoutskrifter skal opbevares i papirkopi eller elektronisk form i et år, hvorefter de kan makuleres.
- At holde kontoudtog er ideelt til at verificere debet- og kreditaktivitet, for at beskytte mod identitetstyveri og bevise indkomst.
- Banker giver kunderne adgang til kontoudtog i mindst et år online.
Hvor længe skal du holde dine erklæringer?
Hvis du ikke har fravalgt den traditionelle papirregistrering hos din bank, betyder det, at du fortsætter med at modtage papiropgørelser i posten. Planlæg at opbevare disse kontoudtog i mindst et år. Du kan vælge at gemme og arkivere en papirkopi af dine udsagn. Men sørg for at holde dem et sted, der er let tilgængeligt for dig, men væk fra nysgerrige øjne. Alternativt, hvis du er god til dataindtastning, kan du vælge at beholde et elektronisk format i et bogføringsprogram eller dit eget regneark. Efter denne periode på et år er det sikkert at makulere og kassere dem.
Årsager til at holde erklæringer
Uden for at have poster for køb, regningbetalinger og indbetalinger på lønninger, giver gamle kontoudskrifter en række fordele. Bankkontoaktivitet bør regelmæssigt gennemgås for tilfælde af identitetstyveri og debetkortbedrageri. At holde udsagn indeholder bekræftelse af ulovlig aktivitet, der kan bruges til at inddrive eventuelle skader.
Du kan også bruge kontoudtog til at bekræfte indkomst og transaktionsaktivitet, såsom velgørende bidrag og forretningsudgifter, som du muligvis har brug for til selvangivelse. Bankkontoutskrifter, der bekræfter store køb eller betalinger, kan også være værd at opbevare. Du kan makulere kvitteringer for automatiseret tellermaskine (ATM), når du forener dem med dine kontoposter. Tilsvarende kan deponerings- og udbetalingssedler makuleres, når transaktioner er verificeret med den månedlige opgørelse.
Online vs. Hard Copy-erklæringer
Det er mindre nødvendigt at opretholde harde kopier af kontoudtog end tidligere, i betragtning af tilgængeligheden af kontooplysninger online. Mange banker og finansielle institutioner opretholder månedlige kundeafgivelser online i fem år eller længere, der er tilgængelige via deres online bankplatforme. Detaljerede udsagn findes ofte i let udskrivbare formater, og opsummerede transaktionsoplysninger er ofte tilgængelige til download gratis.
Du kan muligvis også få papirkopier fra din bank, der går tilbage flere år. Nogle banker opkræver et søge- og / eller udskrivningsgebyr for denne service, da det ikke kan gøres på filialniveau. I stedet udskrives ældre erklæringer og udarbejdes i et back office.
For sikkerheds skyld er det bedst at opbevare papirkonti af papirkopier i et brandsikkert pengeskab på et sikkert sted. Elektroniske erklæringer skal opbevares i en adgangskodebeskyttet fil.
Hard kopi-udsagn skal opbevares på et sikkert, brandsikkert sted, der let kan fås adgang til.
Makulering af dokumenter
Da så mange forskellige dokumenter har forskellige krav til bortskaffelse, kan det synes lettere at bare holde alt for evigt - inklusive kontoudtog. At holde nogle dokumenter på ubestemt tid er imidlertid ikke den bedste praksis, primært på grund af potentialet for identitetstyver til at få fat i dem.
Andre dokumenter, du skal makulere efter en bestemt periode inkluderer følgende:
- Kreditkortopgørelser: Opbevar dem i 60 dage, medmindre de inkluderer skatterelaterede udgifter. I disse tilfælde skal du opbevare dem i syv år.
- Lønstubber: Match dem til din W-2 og makul dem derefter.
- Værktøjsregninger: Hold på dem i højst et år.
- Selvangivelse og skatteindtægter: Opbevar dem ligesom skattemæssige kreditkortopgørelser i syv år.
- Hus- og bilforsikringspolitikker: Makul de gamle, når du modtager nye politikker.
- Realkreditopgørelser og boligforbedring: Makulér disse, når du sælger huset.
Sådan makuleres dine dokumenter
Når du er klar til at bortskaffe dine kontoudtog, skal du sørge for, at du faktisk makulerer dem. Bare at rive dem i halvdelen vil ikke forhindre identitetstyve i at samle dine personlige oplysninger sammen. Hvis du har en shredder, kan du tage dig af dette selv. Hvis ikke, skal du muligvis leje en service, især hvis du har et stort antal dokumenter. Tjek også med din bank. Mange vil tilbyde makuleringstjenester til kunder uden beregning.