Skatteforpligtelser for små virksomheder: lønafgift

Et af de problemer, som små virksomheder skal kæmpe med, er ved at holde sig ajour med de mange forpligtelser for lokale, statslige og føderale skatter. Mens de fleste erhvervsejere ansætter en revisor eller en skattearbejder til at håndtere skattemæssige problemer, er det vigtigt at forstå skattesystemet for dem, der har det ultimative ansvar for at opfylde alle skatteforpligtelser. Denne artikel vil fokusere på virksomhedsejers forpligtelser med hensyn til lønbeskatning. (Lær hvordan lønfradrag kan sænke din personlige indkomstskat i lønfradrag, der betaler sig .)

SE: Forretningsplan

Forpligtelser til lønnsskat Enhver virksomhed med ansatte er forpligtet til at tilbageholde lønningsskatter fra medarbejderes lønsedler og betale gældende føderale, statslige og lokale skatter. De skatter, der normalt tilbageholdes fra løncheck for medarbejdere, inkluderer FICA (Medicare og Social Security-skatter) og føderale, statslige og lokale indkomstskatter, hvis relevant. Andre tilbageholdelsesforpligtelser inkluderer FUTA (føderale lov om arbejdsløshedsbeskatning) og, i stater som Californien, Hawaii, New Jersey, New York og Rhode Island, skatter med handicapforsikring. Manglende betaling af skat eller manglende betaling kan resultere i tunge bøder og bøder, så det er vigtigt at beregne størrelsen af ​​skyldige lønningsskatter og betale dem til tiden. (Korrekt bogholderi er vigtigt for små virksomheder. Læs seks trin til et bedre forretningsbudget for at lære, hvordan man administrerer indtægter og udgifter.)

Hvis ejeren af ​​små virksomheder ikke har ansatte udenfor, men er inkorporeret, gælder ovennævnte regler også for ejerens lønchecks, fordi han eller hun i det væsentlige er den eneste ansatte i virksomheden. Hvis virksomheden ikke er integreret, og der ikke er nogen ansatte, er ejeren nødt til at betale skønnede skatter af selvstændig indkomst hvert kvartal. (Læs Skal du inkorporere din virksomhed? For at finde ud af, om denne forretningsstruktur ville være en fordel for dig.)

Beregning af lønbeskatninger Der er tre trin til beregning af lønbeskatningen:

1. Bestem skattepligtige arbejdstagere
2. Bestem den skattepligtige løn
3. Beregn tilbageholdelsesbeløb

Skattepligtige arbejdstagere Arbejdstagere kan være ansatte eller uafhængige entreprenører. Medarbejdere behandles som afgiftspligtige arbejdstagere, der er underlagt lønafgift, mens uafhængige entreprenører er ansvarlige for at betale deres egen skat. Normalt betragtes arbejdstagere som ansatte, hvis du har ret til at styre og kontrollere den måde, de udfører deres arbejde på, snarere end blot resultaterne af arbejdet. Linjerne mellem uafhængige entreprenører og ansatte er imidlertid ikke altid klare. For at hjælpe virksomhedsejere med at bestemme, hvilke arbejdstagere der er skattepligtige medarbejdere, har IRS fælles regler, der inkluderer adfærds-, økonomiske og forholdstests.

Adfærdstest En arbejdstager er en medarbejder, når arbejdsgiveren har ret til at lede og kontrollere arbejdstageren. Arbejdsgiveren behøver ikke faktisk at styre eller kontrollere arbejdstageren, men har ret til at gøre det.

Økonomisk test Denne test ser på graden af ​​kontrol, som en arbejdsgiver har over de økonomiske aspekter af jobbet. I nogle erhverv understøtter en betydelig kontrol med leverancer, der bruges til arbejde, en arbejdstagers status som uafhængig entreprenør.

En bestemt måde at skelne en uafhængig entreprenør fra en medarbejder på er tilgængeligheden af ​​tjenester. En uafhængig entreprenør er ikke bundet til et firma og kan annoncere for tjenester; en medarbejder kan ikke annoncere for tjenester, medmindre han eller hun arbejder uden for virksomheden som en uafhængig entreprenør.

Forholdstest Denne test refererer til den måde, arbejdsgiveren og arbejdstageren opfatter deres forhold på. Hvis et arbejdsgiver-arbejder-forhold forventes at vare indtil afslutningen af ​​et specifikt projekt eller i en bestemt periode, er arbejdstageren en uafhængig entreprenør. På den anden side, hvis forholdet ikke har nogen eller grænser, er arbejdstageren en skattepligtig medarbejder. (For mere om forhold, der er vigtige for en lille virksomhed, skal du læse Small Business: Det handler om forhold .)

Skattepligtige løn Skattepligtig løn er kompensation for udførte ydelser og kan omfatte løn, bonusser eller gaver. Nogle former for kompensation, som f.eks. Godtgørelse for forretningsudgifter til rejser eller måltider, kan ikke betragtes som skattepligtig løn. For at udgifterne ikke kan beskattes, skal medarbejderne verificere dem gennem kvitteringer eller udgiftsrapporter. De skal også være nødvendige, rimelige og forretningsrelaterede. (Hvis du har forretningsrelaterede udgifter, skal du sørge for at holde dine kvitteringer i orden. Læs 10 trin til skatteforberedelse for at få oplysninger om planlægning inden 15. april.)

Beregning af tilbageholdelse Når du har fundet ud af, hvilke arbejdstagere der er kvalificerede som skattepligtige ansatte, og hvilke lønninger, der er skattepligtige lønninger, er det næste trin at finde ud af det beløb, du skal tilbageholde for føderale, statslige og lokale skatter, samt FICA og FUTA.

Føderale skatter Enhver lønseddel skal tilbageholde føderale indkomstskatter for den relevante periode. IRS har to sæt skattetabeller, som arbejdsgivere kan bruge til at beregne tilbageholdelsesbeløb: lønbeslagstabellerne og procenttabellerne.

Lønstykketabellerne er adskilt i fem forskellige lønperioder (dagligt, ugentligt, to-ugentligt, halvmånedeligt og månedligt). For at bestemme tilbageholdelsesbeløb vælger arbejdsgivere den gældende lønperiode og løngruppe for ansatte og læser derefter på tværs af tabellen til kolonnen, der viser antallet af påståede undtagelser.
Procentdelene er tilgængelige i otte lønperioder (dagligt, ugentligt, to ugentligt, halvårligt, månedligt, kvartalsvist, halvårligt og årligt) og adskilt efter ægteskabelig status. Arbejdsgivere starter med at reducere lønningerne med værdien af ​​de krævede undtagelser. Dernæst bruger de tabellen, der svarer til medarbejderens ægteskabelige status, og ser efter tilbageholdelsesbeløbet baseret på løngruppen.

Som virksomhedsejer er det dit ansvar at se på de to bordsæt og bestemme, hvilken der passer til din virksomhed. Procenttabellerne er mere inkluderende med hensyn til lønperioder, så hvis du er i en situation, hvor forskellige medarbejdere betales i forskellige lønperioder, skal procentsatsen være den valgte tabel. For eksempel, hvis dine medarbejdere udbetales kvartalsvis, vil procenttalstabellerne være mere passende end lønmarkeringstabellerne. For at få disse tabeller skal du ringe til IRS eller gå til //www.irs.gov/ og bede om publikationer 15 og 15-A.
Statsskatter
De fleste stater bruger tabeller, der ligner føderale skattetabeller, og du kan få dem ved at gå til skatteafsnittet på din stats websted eller kontakte Small Business Administration. Du behøver ikke tilbageholde statsskatter i jurisdiktioner, der ikke pålægger statsskatter på indkomst, såsom Alaska, Florida, Texas, Wyoming ogWashington. Andre undtagelser inkluderer stater, hvis personlige indkomstskatter er en fast procentdel af den føderale skat, som Arizona, og hvor statsskatter er en fast procentdel af bruttoløn, såsom Pennsylvania.
FICA Federal Law Contribution Act (FICA) er en føderal lov, der kræver, at arbejdsgivere tilbageholder socialsikrings- og Medicare-skatter fra løn, der betales til ansatte. Det kræver også, at hver arbejdsgiver og arbejdstager betaler halvdelen af ​​FICA-skatten. Socialsikrings- og Medicare-afgifter pålægges både medarbejderen til en fast sats på 4, 2% for social sikring og 1, 45% for Medicare og arbejdsgiverens faste faste sats på henholdsvis 6, 2% og 1, 45%, hvilket skaber en samlet FICA-skattesats på 15, 3% (12, 4% for social sikring og 2, 9% for Medicare). Selvstændige er selv ansvarlige for at betale hele skatten på 13, 3%. (Læs om, hvordan regeringen bestemmer din skattesats i Laffer-kurve nøglen til den ideelle skattesats .)

I modsætning til føderale og statslige skatter påvirkes FICA-skatter ikke af antallet af tilbageholdelsesfritagelser, som medarbejderen hævder. Du multiplicerer blot en ansattes bruttoløn med den gældende skattesats for at bestemme, hvor meget du skal tilbageholde, og hvor meget du skal betale som arbejdsgiver. I 2009 og 2010 gælder socialsikringsafgiften kun for de første $ 106.800 indkomst, også kaldet Social Security lønnsgrundlag. Løngrundlaget justeres hvert år for inflation. Medicare-skatten har ikke en indkomstgrænse.
FUTA Arbejdsløshedsskatter eller FUTA er skatter, der kun betales af arbejdsgiveren. Du skal betale arbejdsløshedsskatter, hvis et af følgende gælder:

a) Du betaler lønninger på i alt mindst $ 1.500 i et kvartal
b)
Du har mindst en medarbejder på en given dag i 20 uger i et kalenderår, uanset om ugerne er sammenhængende

FUTA-skattesatsen er 6, 2% for 2011, og den pålægges de første $ 7.000 af lønningerne for hver medarbejder. Du kan dog kræve kredit mod din brutto FUTA-skat for at afspejle de statsledige arbejdsomkostninger, du betaler. Hvis du betaler din statsledighed, når de forfalder, har du lov til at kræve en kredit på 5, 4%, hvilket effektivt reducerer din FUTA-skattesats til 0, 8%.
At bringe det hele sammen
Det kan være meget kompliceret at beregne lønnskatter, og det er vigtigt at sende betalinger til tiden for at undgå bøder og sene gebyrer. Federal skattebetalinger kan foretages enten online via det elektroniske føderale skattebetalingssystem (EFTPS) eller via banker, der er autoriserede til at acceptere føderale betalinger. Hvis du bruger sidstnævnte metode, skal hver betaling ledsages af formular 8109, som kan fås ved at ringe til IRS på 1-800-829-4933 eller fra IRS-webstedet. FUTA-skatter betales normalt kvartalsvis og indkomst- og FICA-skatter deponeres halvårligt eller månedligt. IRS sender normalt virksomhedsejere en meddelelse i slutningen af ​​hvert år om, hvilken metode de skal bruge til det kommende år.

Generelt bestemmes aktualiteten af ​​et depositum på den dato, det modtages. En mailet indbetaling modtaget efter forfaldsdagen vil dog blive betragtet som rettidig, hvis du kan konstatere, at det blev sendt mindst to dage før forfaldsdagen. Hvis du vil lære mere om arbejdsgivere med små virksomheder, skal du gå til //www.irs.gov/ eller ringe til IRS's live-hjælpelinje for virksomheder på 1-800-829-4933.

For relateret læsning, se Skattekredit for planudgifter, der er afholdt af små virksomheder .