Sådan udfyldes en I-9 formular (trin for trin)

Når du ansætter en ny medarbejder, skal du verificere, at personen er lovligt berettiget til at arbejde i USA. Når du har foretaget et jobtilbud (men ikke før), skal den nye medarbejder demonstrere berettigelse til at arbejde i USA ved at udfylde formularen I-9, Verificering af ansættelsesberettigelse.

Som arbejdsgiver er det dit ansvar at se, at denne formular fra US Citizenship and Immigration Services udfyldes af medarbejderen og dig. Behold formularen sammen med dine andre ansættelsesregistre - arkiver den ikke hos regeringen.

(Se "8 ting, som arbejdsgivere ikke har tilladelse til at spørge dig om.)

Udfyldelse af en I-9 formular

Formularen I-9 er designet til at få information fra nye medarbejdere, der viser, at de er berettigede til at arbejde lovligt i USA. Ingen arbejdstager er fritaget for at skulle udfylde formularen.

Formularen I-9 består af tre dele:

1. Del I: For medarbejderen, etablering af identitet

Denne del af formularen udfyldes af medarbejderen. Det inkluderer oplysninger såsom medarbejderens fulde navn, adresse, fødselsdato, Social Security-nummer (hvis relevant), e-mail-adresse og telefonnummer (e-mail-adresse og telefonnummer er valgfrit).

Denne del bruges også til at attestere - under straf for perjury - at personen er lovligt berettiget til at arbejde i USA, fordi han eller hun er:

• En borger
• En ikke-bosiddende statsborger i De Forenede Stater
• En lovlig fastboende
• En udlænding, der er autoriseret til at arbejde i USA. Medarbejderen skal angive udløbsdatoen for denne tilladelse, hvis relevant.

En medarbejder, der er udlænding og autoriseret til at arbejde, skal indtaste udlændingeregistreringsnummeret (et “A-nummer”, som er et unikt 7-, 8- eller 9-cifret nummer tildelt en udlænding) eller formular I-94 adgangsnummer .

Medarbejderen skal underskrive formularen og datere den. Falske udsagn kan resultere i bøder og / eller fængsel.

Nogle medarbejdere har muligvis brug for hjælp til at udfylde deres del af formularen. Hvis medarbejderen er mindreårig eller handicappet (eller har brug for oversættelse), skal den person, der hjælper med udfyldelsen af ​​formularen (forberedelse og / eller oversætter) også indtaste sit navn og adresse samt underskrive formularen (også under straf af perjury).

2. Del II: For arbejdsgiveren, gennemgang af medarbejderens dokumenter

Denne del af formularen udfyldes af arbejdsgiveren. Den beskriver de dokumenter, som arbejdsgiveren har gennemgået for at kontrollere, om ansættelsesberettigelsen er berettiget. Arbejdsgiveren bør tage denne handling inden for tre dage efter den første ansættelsesdag. Arbejdsgiveren kan - men er ikke forpligtet til - oprette en kopi af det eller de fremlagte dokumenter.

Der er tre lister over dokumenter, der kan bruges. Den anvendte type dokumenter dikterer den del af del II, som arbejdsgiveren skal udfylde.

Liste A: Dokumenterne på denne liste viser både medarbejderens identitet og ansættelsesgodkendelse. En medarbejder behøver kun at præsentere en af ​​følgende formularer for at opfylde dokumentkravet:

• US-pas (eller amerikansk pas-kode)
• Permanent beboerkort ("grønt kort") eller kvitteringskort for fremmedregistrering (teknisk set er det grønne kort form I-551)
• Udenlandsk pas med et midlertidigt I-551-stempel
• Dokumentation for ansættelsesgodkendelse, der indeholder et fotografi (formular I-766)
• For en ikke-indvandrer udlænding, der er autoriseret til at arbejde: et udenlandsk pas og form I-94 (eller 94A) og en påtegning af udlændingens status som ikke-immigrant, så længe den ikke er udløbet
• Pas fra de fødererede stater Mikronesien, Marshalløerne

Liste B: Dokumenterne på denne liste viser medarbejdernes identitet. Hvis en medarbejder ikke har et dokument fra liste A, skal han eller hun fremstille et dokument fra liste B plus et dokument fra liste C (nedenfor).

• Førerkort eller ID-kort udstedt af en stat (så længe det indeholder et foto-id og andre personlige oplysninger)
• Skole-id med et fotografi
• Velgers registreringskort
• Amerikansk militærkort eller udkast til rekord
• Militærafhængigt ID-kort
• US Coast Guard Merchant Marine-kort
• Native American stammedokument
• Førerkort udstedt af en canadisk myndighed

For mindreårige (under 18 år), der ikke kan fremstille et af dokumenterne på liste B, inkluderer alternative dokumenter, der er acceptabelt til at bevise medarbejderens identitet, en skolepost eller rapportkort; kunde-, læge- eller hospitalregister; eller en dagpleje eller børnehøjskole.

Liste C: Dette dokument fastlægger medarbejderens tilladelse til at arbejde i USA. Igen, hvis medarbejderen ikke kan fremstille et dokument fra liste A, skal han eller hun fremstille et fra liste B og et fra liste C.

• Kontonummerkort for social sikring (medmindre kortet siger: ikke gyldig til ansættelse, kun gyldig for arbejde med INS-tilladelse eller kun gyldigt for arbejde med DHS-tilladelse)
• Certifikat for fødsel i udlandet udstedt af ministeriet (form FS-545)
• Certificering af fødselsrapport udstedt af ministeriet (form DS-1350)
• Original eller bekræftet kopi af et fødselsattest udstedt af en stat, amt, kommunal myndighed eller territorium i USA, der har et officielt segl
• Native American stammedokument
• Amerikansk statsborger-ID-kort (formular I-197)
• Identifikationskort til brug af bosiddende statsborgere i USA (formular I-179)
• Dokument for ansættelsesgodkendelse udstedt af Department of Homeland Security

Ligesom i tilfældet med medarbejderen skal arbejdsgivere under straf for perjury bevise, at de har gennemgået de nødvendige dokumenter, mener, at de er ægte og mener efter deres bedste viden, at medarbejderen er autoriseret til at arbejde i USA ud over at underskrive certificeringsafdeling, skal arbejdsgiveren notere medarbejderens første ansættelsesdag såvel som andre arbejdsgiveroplysninger (virksomhedsnavnet, titlen på den person, der underskriver formularen og virksomhedens adresse).

3. Del III: For arbejdsgiveren, når genudtræden

Denne del af formularen udfyldes også kun af arbejdsgiveren, men bruges kun i tilfælde af verifikation, når der ansættes en medarbejder igen. Hvis en medarbejder ansættes på ny inden for tre år efter datoen for den originale I-9, kan arbejdsgiveren vælge at afslutte dette afsnit eller en ny I-9.

Hvis det er nødvendigt at udfylde denne del, angiver arbejdsgiveren blot medarbejderens navn (eller nyt navn, hvis medarbejderen har fået en navneændring) og dato for genudlejning. Hvis den forrige tilladelse til ansættelse udløb, men nu er blevet udvidet, skal du indtaste oplysninger om dokumentet, der opretter en sådan tilladelse (dokumenttitel, nummer og udløbsdato for ny ansættelsesmagt).

Ligesom for de øvrige dele skal medarbejderen underskrive under skadelov for at mene, at han / hun mener, at det fremlagte dokument er ægte, og at medarbejderen er autoriseret til at arbejde i De Forenede Stater.

Bundlinjen

Arbejdsgivere skal beholde I-9'erne i de senere tre år fra datoen for lejen eller et år efter udløbet af ansættelsesdatoen. Fra tid til anden kan den føderale regering undersøge dine ansættelsesregistre. Hvis du undlader at fremstille I-9'er, kan du blive underlagt civile og / eller strafferetlige sanktioner. Find mere information om I-9 fra “Håndbog til arbejdsgivere: Instruktioner til udfyldning af formular I-9”. For yderligere spørgsmål om I-9, kan du også konsultere en ansættelsesret advokat.

(Virksomhedsejere kan også være interesseret i "Udfyldning af 1099 formularer" og "Udfyldning af formular 4562, trin for trin.")