Tips til tidsstyring til finansielle fagfolk

Finansverdenen har udviklet sig til en meget konkurrencedygtig arbejdsplads. Selvom der kun er 24 timer på en enkelt dag, som det siges, er tiden penge. Derfor er effektiv tidsstyring en konkurrencefordel for enhver finansieringsperson, der ønsker at blive mere produktiv og øge kvalitetstiden væk fra arbejdet.

Der er dog mange distraktioner, der kan holde dig på arbejde længere end nødvendigt. Læs videre for at lære om nogle af disse almindelige tidsspildere og find ud af et antal tip til styring af tid, der får dig til at få mere arbejde på kortere tid.

Det sorte hul

Der er forskellige tidsspildere, der kan sutte produktiviteten ned. F.eks. Fristes fagfolk til enhver tid til at multitaske. Antag, at du er en rådgiver, og mellem kl. 8.30 og 10 om morgenen en onsdag formiddag formår du at gennemføre følgende:

• Du arbejder på et regneark,
• Men stop efter at have været afbrudt af to nye e-mail-meddelelser,
• Send derefter seks e-mails i træk,
• Efterfulgt af at kontrollere en college vens bryllupsbilleder på Instagram,
• Derefter accepterer du en virksomhed til social udflugt via en Slack-meddelelse,
• Før du felt to uventede opkald fra potentielle kunder, og
• Endelig tvinges man til at hænge sammen pludseligt, da din manager stopper ved for at minde dig om, at du er fem minutter forsinket til personalemødet.

Høres dette ud som en typisk morgen for dig? Hvis det er tilfældet, og især hvis du arbejder i et afskåret virksomhedsmiljø som et private equity-firma eller en investeringsbank, er du sandsynligvis i det laveste resultatniveau sammenlignet med dine kolleger.

Fem eller ti år fra nu, vil ingen huske, pleje eller promovere dig for alt det travle arbejde, du har udført. Ville verden have været interesseret, hvis Thomas Jefferson var færdig med en masse papirblanding, men aldrig hjalp med at skrive uafhængighedserklæringen? Det samme er tilfældet i dit job - din organisation værdsætter nødvendigt arbejde og mesterværker, ikke travlt.

Planlægning

Hver søndag eftermiddag skal du afslutte din kommende uges liste "at gøre", helst ved hjælp af en applikation eller webtjeneste, der synkroniseres på tværs af alle dine enheder. Fremhæv de ting, der er absolut kritiske for din succes på arbejdet og i dit personlige liv. De, der ikke er fremhævet, er sandsynligvis ting, som du kan delegere, forsinke eller undgå helt.

I finansiering inkluderer kritiske leverancer rapporter eller forskning, der skal være nøjagtig og indsendt inden en frist. Din organisation serveres bedre, hvis du fokuserer på at forbedre kvaliteten af ​​disse rapporter i modsætning til blot at gøre et anstændigt job på dem, så du kan frigøre tid til ikke-nøgleelementer (som at besvare e-mails med lav prioritet eller deltage i en lang -vindet møde).

Tilsvarende skal du afslutte listen over næste dags handlinger og nummerere dem i rækkefølge af betydning og prioritet, ti minutter før du forlader arbejde hver dag. Igen, spørg konstant dig selv alle de ting, du ikke rigtig har brug for - de ting, der ikke opfylder en bestemt produktivitetstærskel.

(Tjek også Find din niche i den finansielle industri.)

multitasking

Succes med finansiering koger ned til ens evne til altid at levere kritiske og øjeblikkelige leverancer. Hvad er de afgørende oplysninger og datapunkter, som dine økonomiledere er afhængige af? Hvad kan du levere for at hjælpe din organisation og / eller dine klienter med at vinde? Indebærer det rettidig indsendelse af en revisionsrapport, nøjagtige beregninger af den nuværende nettoværdi på et foreslået projekt eller sikre, at formlerne på Excel fører til korrekte samlede summer?

I slutningen af ​​dagen bekymrer ingen sig om alle de e-mails, du har udvekslet, de sociale klubmøder, du deltog i, eller den kronologiske arkivering af mapper i dit skab. Multitasking forhindrer konstant individer i at give deres bedste på de få kritiske leverancer, som deres arbejdsgivere virkelig forventer af dem.

Gør først de vigtige, vanskelige, presserende og højst værdifulde handlinger. Succes i finansiering kan involvere enkelhed i metoder til, hvordan du nærmer dig dine opgaver. Dette kan virke brutalt enkelt for den vellæste og uindviede nyuddannede, men gør en ting ad gangen og stopper ikke, før den er afsluttet. Hvis dine opgaver vedrører et langsigtet projekt, skal du hugge det op til kortere milepæle og afslutte forud for tiden. Som Henry Ford sagde: "Intet er særlig hårdt, hvis du deler det op i små job." At gøre ting fra start til slut eliminerer dyre ineffektiviteter, fordi du undgår at skulle konstant starte forfra og kalibrere på forskellige, ikke-relaterede genstande.

Hvis du bruger tre timer hver uge på ubrukelige opgaver, tilføjer dette ca. 150 timer om året. Din tilknytning et par skriveborde fra dig, som er mere effektiv og sætter 150 timer mere om året vil sandsynligvis nyde et par kampagner og lønforhøjelser, som andre ikke fik.

(Udforsk typer af job i finansbranchen med finansielle karriereindstillinger for fagfolk.)

Indbakke

Din indbakke er en stor tidsspild. Hvis et flertal af dine e-mails er irrelevante for dine øjeblikkelige opgaver, der er til rådighed, fylder du sporadisk din dag med affaldsoplysninger.

For at undgå dette:

• Indstil forudbestemte tidspunkter for kontrol af din e-mail, og kontroller din indbakke højst tre eller fire gange om dagen.
• Opret en åbningstid-mappe til e-mails, som du skal komme til, men som ikke haster. Denne mappe er især nyttig for dig at vende tilbage til vigtige anmodninger, der kan vente et par arbejdsdage før du får et svar fra dig.
• Send kun de mest kritiske e-mails i løbet af din arbejdsdag. Selvom det er vigtigt at holde sig opdateret i din gruppe, kan en stor del af din tid spildes af uerfarne eller mindre disciplinerede kolleger, der oversvømmer din indbakke med irrelevante meddelelser. Du kan reducere disse typer e-mails ved ikke at svare på dem, der ikke er arbejdsrelateret.
• Tøm din indbakke, før du forlader arbejde. Du kan udføre dette ved at oprette projektrelaterede mapper, hvor du kan parkere e-mails relateret til specifikke problemer. Hvis du holder din indbakke tom, sparer du tid ved at fjerne meddelelser, der ikke er fra kernen, fra din opmærksomhed. Hvis der er emner, der absolut kræver opmærksomhed inden for de næste få timer eller den næste dag, skal du placere dem i en presserende mappe.

Andre tidsbesparende tip

Hold styr på, hvor meget tid du virkelig spilder

Opret et simpelt regneark, der giver dig mulighed for at indtaste den estimerede tid, du har spildt på trivielle anliggender. Gør dette dagligt. Når du udvikler og opretholder denne vane, træner du dig selv i at anerkende uvæsentlige spørgsmål, når du støder på dem.

Behandler kun papirdokumenter én gang

Når de er behandlet, kan du arkivere dem, indsende dem eller slippe af med dem.

Direkte besked dine kolleger

At gå rundt på dit kontor eller mellem afdelinger kan koste dig et par timer om ugen - og vi ved, hvor dyrt det er på en årlig basis. Medmindre det er en vigtig eller kompliceret sag, er brug af direkte beskeder gennem et virksomhedsmeddelelsessystem eller godkendt webservice ofte en mere effektiv måde at hurtigt få svar på en række spørgsmål.

Ved, hvor alt er til enhver tid

Dette inkluderer både elektronisk og papirinformation. Hvis du værdsætter din tid, skal du ikke spilde den med at søge efter ting.

Adskil dine opgaver i fire kategorier:

1. Hastende og vigtig - f.eks. Økonomiske og regnskabsmæssige rapporter med strenge og nærmer sig frister.

2. Ikke presserende og vigtigt - såsom netværk i din finansgruppe, træningskurser osv.

3. Hastende og ikke vigtige - såsom sporadiske meddelelser fra din indbakke og "tilmeld forfaldsdatoer" til klubmøder.

4. Ikke presserende og ikke vigtigt - såsom ti minutters samtaler med automaten, kontrol af fantasifodbold osv.

(Det er klart, du skal bruge så meget af din dag som muligt på den første kategori.)

Delegeret, delegeret, delegeret

Dette er hvad der vil adskille dig fra pakken, når du bevæger dig op i organisationen. Håndter opgaver, som kun du kan udføre. Når du finpudser dine tidsstyringsevner, får du snart direkte rapporter tildelt dig. Tildel opgaver, som du ikke behøver at håndtere dig selv så meget som muligt. Du skal kun gøre de ting, der absolut kræver din opmærksomhed eller ekspertise.

Administrer ikke din personlighed

Finansieringsfolk skal have tidsstyringsevner, men de skal også have rapport og goodwill med interne kolleger og det eksterne samfund. Fokus udelukkende på tiden kan få dig til at se slibende ud, hvilket vil afskrække en masse mennesker, når de er omkring dig, herunder i sociale og forretningsudviklingsmæssige indstillinger. Hvis du ikke er forsigtig, går du rundt og tænker, at du er en tidsstyringsguru, men du vil være helt uvidende om det "sociale idiot" -stempel på din pande.

Kommunikations-, ledelses- og forretningsudviklingsevner er lige så vigtige som tidsstyringsevner. Efterhånden som fagfolk i økonomien rykker op i deres karriere, vil tidsstyringsevner alene ikke længere være tilstrækkelige til at hjælpe dem med at nå det næste niveau (dvs. det udøvende niveau).

Bundlinjen

Hvis du værdsætter dit liv, værdsætter du din tid. Arbejdslivet er en delkomponent i det større billede af dit liv - niveauet for bidrag og service, som du kan yde andre, afhænger af din evne til at få mest muligt ud af den begrænsede tid, der er afsat til dig. Husk: Det er de vigtige ting, som din arbejdsgiver forventer, at du leverer med det antal. Din arbejdsgiver er ligeglad med alt andet, og det skal du heller ikke.

(Læs mere for mere Økonomisk effektivitet: Analystens vejledning til tidsstyring.)