Udfyldelse af W-9-formularen

Hvis du arbejder som freelancer eller uafhængig entreprenør, bør de fleste af dine kunder bede dig om at udfylde IRS-formular W-9, anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering. Denne formular hjælper virksomheder med at modtage nøgleoplysninger fra deres leverandører for at forberede informationsafkast for IRS. Virksomheder skal arkivere informationsafkast ved hjælp af form 1099-MISC, hver gang de betaler en freelancer eller uafhængig entreprenør i alt $ 600 eller mere i løbet af året (se Formålet med 1099 formularer ).

Dine klienter bruger oplysningerne på din W-9 til at anbringe dit navn, firmanavn, adresse og skatteydernes identifikationsnummer (TIN) på 1099-MISC, de arkiverer om dig. De vil sende en kopi af 1099-MISC til IRS og en anden kopi til dig i slutningen af ​​januar efter afslutningen af ​​skatteåret.

Andre forhold, som du måske bliver bedt om at udfylde en W-9 inkluderer:

• visse fast ejendomstransaktioner
• betalte prioritetsrenter
• erhvervelse eller afskaffelse af sikret ejendom
• annullering af gæld
• bidrag til en individuel pensionsordning (IRA)

(Læs mere om formålet med W-9-formularen for mere om brugen af ​​det - og hvornår du skulle stille spørgsmål om at skulle underskrive en).

Trinvis vejledning

Formular W-9 er en af ​​de nemmeste IRS-formularer at udfylde, men hvis skatteformer gør dig nervøs, skal du ikke bekymre dig. Vi leder dig gennem den rigtige måde at gennemføre det på.

Trin 1: Indtast dit navn som vist på din selvangivelse. Let, ikke?

Trin 2: Indtast dit firmanavn eller "ignoreret enhed" -navn, hvis det adskiller sig fra det navn, du indtastede for trin 1. For eksempel er du muligvis et enkeltpersonforetagende, men til markedsføringsformål bruger du ikke dit personlige navn som dit virksomheds navn; i stedet "gør du forretning som" et andet navn. Du indtaster dette navn her. Hvad angår den ignorerede enhedsdel, hvis du ikke ved, hvad det er, er du sandsynligvis ikke en. Den mest almindelige ignorerede entitetstype er et selskab med begrænset ansvar. Eneforetagender og S-selskaber klassificeres aldrig som ignorerede enheder.

Trin 3: Hvilken type forretningsenhed er du for føderal skatteklassificering: enkeltpersonforetagende, partnerskab, C-selskab, S-selskab, trust / ejendom, selskab med begrænset ansvar eller "andet"? Marker det relevante felt. Hvis du ikke er sikker, er du sandsynligvis et enkeltpersonforetagende, fordi du ville have været nødt til at arkivere en masse papirarbejde for at blive en af ​​de andre enheder.

Trin 4: Undtagelser. Chancerne er, at du vil lade disse kasser være tomme. Her er et par undtagelser:

1. Modtagere, der er undtaget fra tilbageholdelse af sikkerhedskopiering, som f.eks. Selskaber (i de fleste tilfælde), er muligvis nødt til at indtaste en kode i feltet "Undtaget betalingsmodtagerkode". Instruktionerne i formularen W-9 viser de undtagne betalingsmodtagere og deres koder og de typer betalinger, som disse koder skal bruges til. Virksomheder, der fx udfylder en W-9 til modtagelse af renter eller udbytte, for eksempel indtaster kode “5.”

2. Modtagere, der er undtaget fra rapportering i henhold til loven om overholdelse af udenlandsk konto (FATCA), kan muligvis være nødt til at indtaste en kode i boksen "Undtagelse fra FATCA-rapporteringskode". Ingen af ​​disse bokse gælder for den typiske uafhængige entreprenør eller freelancer.

Trin 5: Angiv din gade adresse, by, stat og postnummer. Hvad hvis din hjemmeadresse er forskellig fra din forretningsadresse? Hvilken adresse skal du angive på formular W-9? Brug den adresse, du vil bruge på din selvangivelse. For eksempel, hvis du er en eneejer, der lejer kontorlokaler, men du indgiver dit selvangivelse ved hjælp af din hjemmeadresse, skal du indtaste din hjemmeadresse på formular W-9, så IRS ikke har problemer med at matche dine 1099'ere med din 1040-formular .

Trin 6: I dette valgfrie trin kan du angive ansøgerens navn og adresse. Du ønsker måske at udfylde denne boks for at registrere, hvem du har angivet dit skatteidentifikationsnummer.

Trin 7: IRS kalder dette afsnit del I, som skal få dig til at undre dig over, hvad alle disse trin, du lige har udført, var. Her skal du angive din virksomheds skatteidentifikationsnummer, som enten vil være dit individuelle Social Security Number (SSN), hvis du er et enkeltpersonforetagende, eller dit arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN), hvis du er en anden type virksomhed. Nogle enkeltpersonforetagender har nu også EIN'er, men IRS foretrækker, at eneejere bruger deres SSN'er på formular W-9. Igen vil det gøre det lettere at matche alle 1099'ere, du modtager, med dit selvangivelse, som du arkiverer under din SSN.

Hvad hvis din virksomhed er ny og ikke har en EIN? Du kan stadig udfylde formular W-9. IRS siger, at du skal ansøge om dit nummer og skrive "ansøgt om" i pladsen til TIN. Du ønsker at få dette nummer så hurtigt som muligt, indtil du gør det, vil du blive genstand for tilbageholdelse af sikkerhedskopiering. Du kan ansøge om en EIN på IRS-webstedet. Se instruktionerne nedenfor for trin 8, del II, for mere information om tilbageholdelse af sikkerhedskopiering.

Trin 8: I del II skal du attestere sandheden i alle dine oplysninger, før du kan underskrive formular W-9. Hvis du bevidst ligger på en skatteform, kan du betyde en bøde eller gå i fængsel; IRS'en roder ikke rundt. Inden du underskriver formular W-9, her er de erklæringer, du skal bekræfte, er sande, under straf for mishandling:

1. Nummeret, der vises på denne formular, er mit korrekte skatteydernes identifikationsnummer (eller jeg venter på, at et nummer udstedes til mig).

Hvis du overvejede at bruge et "lånt, " stjålet eller opbygget skatte-ID-nummer, skal du tænke to gange, før du ligger under ed.

2. Jeg er ikke underlagt tilbageholdelse af sikkerhedskopi, fordi: (a) jeg er fritaget for tilbageholdelse af sikkerhedskopiering, eller (b) jeg er ikke blevet underrettet af Internal Revenue Service (IRS) om, at jeg er underlagt tilbageholdelse af sikkerhedskopieringsresultater som et resultat af en manglende rapportering af alle renter eller udbytter, eller (c) IRS har meddelt mig, at jeg ikke længere er genstand for tilbageholdelse af backup.

De fleste skatteydere er fritaget for tilbageholdelse af sikkerhedskopieringer. Hvis du ikke har nogen idé om, hvad IRS taler om her, er du sandsynligvis undtaget. Hvis du ikke er fritaget, vil IRS have givet dig besked, og det firma, der betaler, skal du vide, fordi det er påkrævet at tilbageholde indkomstskat fra din løn til en fast sats på 28% og sende den til IRS. I øvrigt, nu ved du en anden god grund til ikke at snyde dit selvangivelse: Du bliver muligvis nødt til at fortælle en fremtidig kunde om det, og det kan få virksomheden til at tænke to gange om dig. Punkt (c) siger dybest set, at hvis du engang var genstand for tilbageholdelse af sikkerhedskopiering, men ikke er længere, behøver ingen at vide det.

3. Jeg er en amerikansk statsborger eller en anden amerikansk person.

Hvis du er bosiddende udlænding, er du klar. IRS anser også følgende for at være en "amerikansk person": et partnerskab, selskab, virksomhed eller forening oprettet eller organiseret i De Forenede Stater eller i henhold til lovene i USA; en indenlandsk ejendom; og en indenlandsk tillid. Hvis din virksomhed er et partnerskab, der har en udenlandsk partner, gælder særlige regler; læse om dem i instruktionerne til formular W-9. Hvis du ikke er amerikansk statsborger, skal du muligvis udfylde formular W-8 eller formular 8233 i stedet.

4. FATCA-koden, der er indtastet på denne formular (hvis nogen), der indikerer, at jeg er fritaget for FATCA-rapportering, er korrekte.

Du har sandsynligvis ikke brug for at bekymre dig om denne, der har at gøre med loven om overholdelse af udenlandsk konto.

Et par flere point, før du underskriver

Formular W-9 fortæller dig at krydse punkt 2 ovenfor, hvis du er blevet underrettet af IRS om, at du i øjeblikket er genstand for tilbageholdelse af sikkerhedskopieringer, fordi du ikke har rapporteret alle renter og udbytter på dit selvangivelse.

Du kan krydse punkt 2 ud, hvis du udfylder formular W-9 i forbindelse med en ejendomstransaktion. Punkt 2 gælder ikke i dette tilfælde, så det betyder ikke noget, om du er underlagt tilbageholdelse af sikkerhedskopiering.

Hvis du nu læser det fine skrift i W-9-instruktionerne omhyggeligt, ser det ud til at indikere, at de fleste mennesker ikke kræver at underskrive denne formular overhovedet. Det kræves generelt kun, at du underskriver det, hvis IRS har meddelt, at du tidligere har givet en forkert TIN. Teknisk set, dog vil den person, der bad dig om at udfylde formular W-9 sandsynligvis betragte det som ufuldstændigt eller ugyldigt, hvis du ikke har underskrevet det, og held og lykke med at prøve at overbevise dem på anden måde.

Returnering af formularen

Returner din udfyldte formular W-9 til den virksomhed, der bad dig om at udfylde den. Ideelt set leverer du det personligt for at begrænse din eksponering for identitetstyveri, men denne metode er ofte ikke praktisk. Mail betragtes som relativt sikker. Hvis du skal e-maile formularen, skal du kryptere både dokumentet og din e-mail-meddelelse og triple kontrollere, at du har modtagerens korrekte e-mail-adresse, før du sender din besked. Gratis tjenester er tilgængelige online for at hjælpe dig med at gøre dette, men kontroller deres omdømme, før du stoler på dine dokumenter til dem.

Bundlinjen

At give nøjagtige oplysninger på din formular W-9 vil hjælpe dig med at sikre, at betalinger, du modtager - eller andre transaktioner, der kræver denne formular - rapporteres korrekt til IRS. Hvis du er i tvivl om nogle ting, såsom den rigtige klassificering af din virksomhed, skal du kontakte din regnskabsfører eller anden finansiel rådgiver.