Formålet med formularen W-9

Virksomheder bruger IRS-formular W-9, anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering, for at få oplysninger fra leverandører, de ansætter som uafhængige entreprenører (også kaldet freelancere). Når en virksomhed betaler en entreprenør $ 600 eller mere i løbet af et skatteår, skal den rapportere disse betalinger til Internal Revenue Service (IRS) ved hjælp af et informationsafkast kaldet Form 1099-MISC. Virksomheder bruger navnet, adressen og personnummer eller skatte-identifikationsnummer, som entreprenører giver på formular W-9 for at udfylde denne information. Hverken afsenderen eller modtageren skal sende en kopi til IRS.

Virksomheder, der ansætter uafhængige entreprenører, holder ikke indkomstskat eller betaler Medicare- eller socialsikringsskatter for deres uafhængige entreprenører, som de gør for deres ansatte. I stedet er entreprenører ansvarlige for disse forpligtelser. Imidlertid ønsker IRS stadig at vide, hvor meget disse entreprenører har modtaget for at sikre sig, at de betaler de skatter, de skylder, og det bruger form 1099-MISC til at indsamle disse oplysninger. Virksomheder sender ikke formular W-9 til IRS.

Formålet med formularen W-9

Oplysninger nødvendige på formular W-9

Formular W-9 beder om den uafhængige entreprenørs navn, virksomhedsnavn (hvis det er forskelligt), forretningsenhed (enkeltpersonforetagende, partnerskab, C-selskab, S-selskab, tillid / ejendom, selskab med begrænset ansvar eller "andet") og virksomhedens skatteidentifikation nummer (eller Social Security-nummer, for eneejere, der ikke bruger et separat skatte-ID-nummer).

Formular W-9 beder også personen, der udfylder den, om at bekræfte, at de ikke er genstand for tilbageholdelse af sikkerhedskopiering. De fleste skatteydere er det ikke, men hvis det er tilfældet, er det firma, der ansætter den uafhængige entreprenør, nødt til at tilbageholde indkomstskat fra den entreprenørs løn til en fast sats på 24% (for skatteår 2018-25) og sende den til IRS.

Da formular W-9 kræver en angivelse af et skatte-ID eller et socialsikringsnummer, skal både den person, der udfylder det og firmaet, der modtager den udfyldte formular, beskytte det omhyggeligt under transmission og efter modtagelse for at beskytte mod identitetstyveri.

Når du ikke skulle udfylde en W-9

En uafhængig entreprenør, der modtager en uventet W-9, skal tøve med at udfylde den og undersøge, om rekvirenten har en legitim grund til at bede om denne form. Finansielle institutioner bruger undertiden formular W-9 til at anmode om oplysninger fra en kunde, når de har brug for at rapportere udbytte eller renter. Vær forsigtig her: Den finansielle institution skal sandsynligvis allerede have dit skatte-id-nummer, fra du åbner kontoen.

En anden situation, hvor du skal tøve med inden du udfylder formular W-9 er, hvis virksomheden beder dig om at gøre det, er din arbejdsgiver, og du formodes at klassificeres som en medarbejder, ikke en uafhængig entreprenør. Forskellen er betydelig.

Medarbejder eller uafhængig entreprenør?

Hvis du er medarbejder, tilbageholder din arbejdsgiver indkomstskatter, tilbageholder og betaler socialsikrings- og Medicare-skatter og betaler arbejdsløshedsskat af dine lønninger. Hvis du er en uafhængig entreprenør, vil det ikke. Det betyder, at du er ansvarlig for arbejdsgiverens andel af skatten på social sikring og Medicare, og at du ikke vil være berettiget til arbejdsløshedserstatning, hvis du er fyret.

En skrupelløs eller økonomisk kæmpende arbejdsgiver kan muligvis prøve at klassificere en medarbejder som en uafhængig entreprenør for at spare penge. Hvis du klassificeres som en uafhængig entreprenør, kommer din arbejdsgivers skatteopsparing ud af din lomme som selvstændig beskatning. Du bliver også ansvarlig for beregning og betaling af dine estimerede skatter fire gange om året og udfyldning af skema C, når du indgiver dit årlige selvangivelse.

Det er ikke altid klart, om en arbejdstager er en medarbejder eller uafhængig entreprenør, men generelt, jo mere kontrol virksomheden har over, hvad arbejderne gør, og hvordan de gør det, desto mere sandsynligt er det, at de er ansatte. Hvis din Spidey-sans begynder at kribe, når en, der har ansat dig, kalder dig en uafhængig entreprenør, er det et godt tegn, og du bør undersøge situationen nærmere. Start med at gennemgå IRS-diskussionen om forskellen mellem de to. Hvis du er medarbejder, skal du udfylde formular W-4, ikke formular W-9.

Her er et eksempel på, når en arbejdsgiver legitimt kunne ændre din status fra medarbejder til uafhængig entreprenør. Du er en computerprogrammør, og du skal komme ind på kontoret fra kl. 9 til 18, mandag til fredag. Virksomheden leverer dit skrivebord og din computer.

Fra næste måned bliver du bedt om at levere din computer. Du vil være i stand til at arbejde hjemmefra eller uanset hvor fjerntliggende placering du ønsker, og du kan afslutte arbejdet i de ønskede timer, så længe dine opgaver er afsluttet i henhold til skemaet, og du svarer på arbejdsrelaterede telefonopkald og e-mails til tiden.

Ofte stillede spørgsmål om W-9

Hvordan ved jeg, om jeg er genstand for tilbageholdelse af backup?

Har skattemyndigheden sendt dig et brev, der fortæller dig, at du er underlagt obligatorisk tilbageholdelse af backup? Dette kan have været sket, hvis du ikke rapporterede alle dine renter og udbytter på et tidligere selvangivelse. Hvis du ikke har modtaget dette brev, og hvis du giver dit skatteidentifikationsnummer til anmoderen om formular W-9, er du ikke genstand for sikkerhedskopiering. Hvis du er genstand for tilbageholdelse af sikkerhedskopier, skal du krydse punkt to i del to i formular W-9, inden du indsender det.

Hvad er den mest sikre måde at indsende formular W-9 på?

Hvis du personligt kan aflevere dokumentet, er det ideelt. Ellers er en mulighed at bruge en gratis onlinetjeneste til at kryptere din udfyldte formular W-9 og e-maile den sikkert til rekvirenten. Du kan også bruge en krypteret fildelingstjeneste.

En anden mulighed er at sende den gennem en service som FedEx, UPS eller posttjenesten, skønt der ikke er nogen garanti for, at din formular ikke vil gå tabt, stjålet eller manipuleret under transit.

Der er heller ingen garanti for, at modtageren vil gemme formularen sikkert, selvom du sender den sikkert, så du vil måske spørge om det på forhånd.

Er min virksomhed en fritaget enhed?

Hvis du er eneejer, er det sandsynligvis ikke. Hvis det er et selskab, kan det være, hvis det er berettiget til skattemæssig fritagelse fra IRS.

Jeg har både et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN) og et personnummer. Hvilket nummer skal jeg indtaste på formularen?

Hvis du er eneejer, kan du indtaste en af ​​disse. Hvis din virksomhed er en LLC klassificeret som et selskab eller et partnerskab, skal du bruge virksomhedens EIN. Hvis din virksomhed er et enkeltmedlems-LLC, der er en ignoreret enhed, skal du indtaste din SSN eller EIN (ikke enhedens EIN).

Kan jeg nægte at udfylde formular W-9?

Jo da. Hvis du nægter at svare på en legitim anmodning, tilbageholder din klient skatter af din løn til en sats på 24%. Regnskabsafdelingen kan også finde dig en smerte og fortælle din kontaktperson at nægte at gøre yderligere forretninger med dig. Virksomheder har en tung forpligtelse fra IRS til at få en udfyldt formular W-9 fra enhver, de betaler $ 600 eller mere til i løbet af året. Manglende overholdelse kan medføre bøder.

Hvis du mener, at den person, der anmoder om formularen, ikke har nogen virksomhed, der beder om det, er afslag sandsynligvis en god idé. Hvis du er bekymret, skal du spørge en skattemyndighed, hvad du skal gøre.

Hvem kan måske bede mig om at udfylde formular W-9 udover en klient?

En bank, et mæglerfirma, en udlånsinstitution, der har annulleret en gæld, du skylder, eller udstederen af ​​en præmie, du har vundet, kan alt muligvis bede. Hvis du er gæst på "Ellen" under hendes "12 Days of Giveaways" -fremme, og producenterne af talkshow beder dig om at udfylde en W-9, før du rejser, er det sikkert at antage, at anmodningen er legitim. Hvis du modtager en e-mail, der siger, at du vandt en pris for en konkurrence, som du ikke kan huske at deltage i, kan du muligvis ikke give denne person en W-9.

Pas på W-9 phishing-svindel. Hvis du modtager en e-mail-anmodning om en formular W-9, og du ikke er sikker på, at den er legitim, skal du kontakte den formodede afsender pr. Telefon (og ikke bruge noget telefonnummer i den mistænkelige e-mail) for at spørge, om anmodningen er gyldig. Angribere er sofistikerede og kan få en besked til at se ud som om den kom fra din bank eller endda din klient. Og hvis du får en e-mail fra IRS, er det bestemt et phishing-forsøg, og du skal videresende e-mailen til IRS indleder ikke kontakt med skattebetalere via e-mail.

Bundlinjen

W-9-formularer er beregnet til uafhængige entreprenører, også kaldet freelancere. Det er vigtigt at udfylde formularen korrekt - men kun hvis du er sikker på, at det er den rigtige formular til at indsende, og anmodningen er legitim.