Introduktion til regnskabsinformationssystemer - AIS

Et regnskabsinformationssystem (AIS) er en struktur, som en virksomhed bruger til at indsamle, gemme, administrere, behandle, hente og rapportere sine økonomiske data, så de kan bruges af regnskabsfolk, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, økonomidirektører (CFO'er), revisorer, tilsynsmyndigheder og skattebureauer.

Specielt uddannede regnskabsfolk arbejder dybtgående med AIS for at sikre den højeste grad af nøjagtighed i en virksomheds økonomiske transaktioner og journalføring samt stille finansielle data let tilgængelige for dem, der lovligt har brug for adgang til det - alt sammen med at holde data intakte og sikre .

Regnskabsinformationssystemer består generelt af seks primære komponenter: personer, procedurer og instruktioner, data, software, informationsteknologiinfrastruktur og intern kontrol. Lad os se på hver enkelt komponent i detaljer.

Introduktion til regnskabsinformationssystemer

1. AIS-folk

Menneskerne i en AIS er simpelthen systembrugere. Fagfolk, der muligvis bliver nødt til at bruge en organisations AIS, inkluderer regnskabsfolk, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, økonomidirektører og revisorer. En AIS hjælper de forskellige afdelinger i en virksomhed med at arbejde sammen.

For eksempel kan ledelsen fastlægge salgsmål, som medarbejderne derefter kan bestille det passende lagerbeholdning på. Varebeholdningen giver regnskabsafdelingen meddelelse om et nyt betalingsbeløb. Når salget foretages, kan sælgere indtaste kundeordrer, bogføring kan fakturere kunder, lageret kan samle ordren, forsendelsesafdelingen kan sende det ud, og regnskabsafdelingen får besked om et nyt tilgodehavende. Kundeserviceafdelingen kan derefter spore kundeforsendelser, og systemet kan oprette salgsrapporter til styring. Ledere kan også se lageromkostninger, forsendelsesomkostninger, produktionsomkostninger og så videre.

Med en veludviklet AIS kan alle i en organisation, der er autoriseret hertil, få adgang til det samme system og få de samme oplysninger. En AIS forenkler også, når det er nødvendigt, at få information til folk uden for organisationen.

For eksempel kan konsulenter muligvis bruge oplysningerne i en AIS til at analysere effektiviteten af ​​virksomhedens prisstruktur ved at se på omkostningsdata, salgsdata og indtægter. Revisorer kan også bruge dataene til at vurdere et selskabs interne kontrol, økonomiske forhold og overholdelse af Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS bør være designet til at imødekomme behovene hos de mennesker, der bruger den. Systemet skal også være let at bruge og skal forbedre og ikke hindre effektiviteten.

2. Procedurer og instruktioner

Proceduren og instruktionerne i en AIS er de metoder, den bruger til at indsamle, lagre, hente og behandle data. Disse metoder er både manuelle og automatiserede. Dataene kan komme fra både interne kilder (f.eks. Ansatte) og eksterne kilder (f.eks. Kunders onlineordrer). Procedurer og instruktioner kodes i AIS-software - de skal også "kodes" i medarbejdere gennem dokumentation og uddannelse. For at være effektive skal procedurer og instruktioner følges konsekvent.

3. AIS-data

For at gemme information skal en AIS have en databasestruktur såsom struktureret forespørgselssprog (SQL), et computersprog, der ofte bruges til databaser. AIS har også brug for forskellige input-skærme til de forskellige typer systembrugere og dataindtastning samt forskellige outputformater for at imødekomme behovene hos forskellige brugere og forskellige typer information.

Data indeholdt i en AIS er alle de økonomiske oplysninger, der er relevante for organisationens forretningspraksis. Alle forretningsdata, der påvirker virksomhedens økonomi, skal gå i en AIS.

Den type data, der er inkluderet i en AIS, afhænger af virksomhedens art, men de kan bestå af følgende:

• salgsordrer
• kundefakturering
• salgsanalyserapporter
• købsrekvisitioner
• leverandørfakturaer
• tjek registre
• hovedbog
• inventar data
• lønningsoplysninger
• tidtagning
• skatteinformation

Disse data kan derefter bruges til at udarbejde regnskabsopgørelser og rapporter, såsom aldring af kundefordringer, afskrivnings- / afskrivningsplaner, prøvebalance, fortjeneste og tab, og så videre. At have alle disse data ét sted - i AIS - letter en virksomheds journalføring, rapportering, analyse, revision og beslutningstagning. For at dataene skal være nyttige, skal de være komplette, korrekte og relevante.

På den anden side inkluderer eksempler på data, der ikke ville gå ind i en AIS, memoer, korrespondance, præsentationer og manualer. Disse dokumenter har muligvis et tangentielt forhold til virksomhedens økonomi, men bortset fra standardfodnoter er de ikke rigtig en del af virksomhedens økonomiske journalføring.

4. AIS-software

Softwarekomponenten i en AIS er de computerprogrammer, der bruges til at gemme, hente, behandle og analysere virksomhedens økonomiske data. Før der var computere, var en AIS et manuelt, papirbaseret system, men i dag bruger de fleste virksomheder computersoftware som basis for AIS. Små virksomheder bruger muligvis Intuuts Quickbooks eller Sage's Sage 50-regnskab, men der er andre. Små til mellemstore virksomheder bruger muligvis SAP's Business One. Mellemstore og store virksomheder bruger muligvis Microsofts Dynamics GP, Sage Groups MAS 90 eller MAS 200, Oracle's PeopleSoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, pålidelighed og sikkerhed er nøglekomponenter i effektiv AIS-software. Ledere er afhængige af de oplysninger, det giver for at træffe beslutninger for virksomheden, og de har brug for information af høj kvalitet for at træffe sunde beslutninger.

AIS-softwareprogrammer kan tilpasses til at imødekomme de unikke behov fra forskellige typer virksomheder. Hvis et eksisterende program ikke imødekommer en virksomheds behov, kan softwaren også udvikles internt med betydelige input fra slutbrugere eller kan udvikles af et tredjepartsfirma specifikt til organisationen. Systemet kunne endda blive outsourcet til en specialiseret virksomhed.

For børsnoterede virksomheder, uanset hvilket softwareprogram og tilpasningsmuligheder virksomheden vælger, vil Sarbanes-Oxley-regler diktere strukturen i AIS til en vis grad. Dette skyldes, at SOX-regler indfører intern kontrol og revisionsprocedurer, som offentlige virksomheder skal overholde.

5. IT-infrastruktur

Infrastruktur til informationsteknologi er bare et smukt navn på den hardware, der bruges til at betjene regnskabsinformationssystemet. De fleste af disse hardwareartikler, som en virksomhed alligevel skal have, inklusive computere, mobile enheder, servere, printere, overspændingsbeskyttere, routere, lagringsmedier og muligvis sikkerhedskopiering af strømforsyning. Ud over omkostninger inkluderer faktorer, der skal overvejes ved valg af hardware, hastighed, lagringsevne og om det kan udvides og opgraderes.

Det vigtigste er måske, at den hardware, der er valgt til en AIS, skal være kompatibel med den tilsigtede software. Ideelt set ville det ikke kun være kompatibelt, men optimalt - et klodset system vil være meget mindre nyttigt end et hurtigt system. Én måde, hvorpå virksomheder let kan imødekomme kravene til hardware- og softwarekompatibilitet, er ved at købe et nøglefærdigt system, der inkluderer både den hardware og den software, som virksomheden har brug for. At købe et nøglefærdigt system betyder teoretisk, at virksomheden får en optimal kombination af hardware og software til sin AIS.

En god AIS bør også omfatte en plan til vedligeholdelse, service, udskiftning og opgradering af komponenter i hardwaresystemet samt en plan for bortskaffelse af ødelagt og forældet hardware, så følsomme data ødelægges fuldstændigt.

6. Intern kontrol

Den interne kontrol af en AIS er de sikkerhedsforanstaltninger, den indeholder for at beskytte følsomme data. Disse kan være så enkle som adgangskoder eller så komplekse som biometrisk identifikation. En AIS skal have intern kontrol for at beskytte mod uautoriseret computeradgang og for at begrænse adgangen til autoriserede brugere, som inkluderer nogle brugere i virksomheden. Det skal også forhindre uautoriseret filadgang fra enkeltpersoner, der kun har adgang til at vælge dele af systemet.

En AIS indeholder fortrolige oplysninger, der ikke kun tilhører virksomheden, men også dens medarbejdere og kunder. Disse data kan omfatte personnummer, lønoplysninger, kreditkortnumre og så videre. Alle data i en AIS skal være krypteret, og adgang til systemet skal logges og overvåges. Systemaktivitet skal også kunne spores.

En AIS har også brug for interne kontroller, der beskytter den mod computervirus, hackere og andre interne og eksterne trusler mod netværkssikkerhed. Det skal også beskyttes mod naturkatastrofer og strømstød, der kan forårsage datatab.

Sådan fungerer en AIS i det virkelige liv

Vi har set, hvordan en veludviklet AIS tillader en virksomhed at køre problemfrit på den daglige basis eller hindrer dens drift, hvis systemet er dårligt designet. Den tredje anvendelse til en AIS er, at når en virksomhed er i problemer, kan dataene i dens AIS bruges til at afsløre historien om, hvad der gik galt.

Tilfælde af WorldCom og Lehman Brothers giver to eksempler.

I 2002 brugte WorldCom interne revisorer Eugene Morse og Cynthia Cooper selskabets AIS til at afdække 4 milliarder dollars i svigagtige udgiftsfordelinger og andre regnskabsposter. Deres undersøgelse førte til ophør af finansdirektør Scott Sullivan samt ny lovgivning - § 404 i Sarbanes-Oxley Act, der regulerer virksomheders interne økonomiske kontroller og procedurer.

Ved undersøgelse af årsagerne til Lehmans sammenbrud var en gennemgang af dets AIS og andre datasystemer en nøglekomponent sammen med dokumentindsamling og gennemgang samt vidnesamtaler. Søgningen efter årsagerne til virksomhedens fiasko "krævede en omfattende undersøgelse og gennemgang af Lehmans drifts-, handels-, værdiansættelses-, økonomiske, regnskabs- og andre datasystemer, " ifølge den 2.200-siders, ni-bindende undersøgelsesrapport.

Lehmans systemer giver et eksempel på, hvordan en AIS ikke skal struktureres. Undersøger Anton R. Valukas 'rapport siger, "På det tidspunkt, hvor det blev indgivet konkurs, opretholdt Lehman et patchwork på over 2.600 softwaresystemer og applikationer ... Mange af Lehmans systemer var arkane, forældede eller ikke-standard."

Undersøgeren besluttede at fokusere sin indsats på de 96 systemer, der syntes mest relevante. Denne undersøgelse krævede uddannelse, undersøgelse og prøve og fejl bare for at lære at bruge systemerne.

Valukas 'rapport bemærkede også, "Lehmans systemer var meget indbyrdes afhængige, men deres forhold var vanskelige at dechiffrere og ikke veldokumenteret. Det krævede ekstraordinær indsats for at fjerne disse systemer for at få den nødvendige information."

(Tjek også casestudie: Lehman Brothers sammenbrud. )

Bundlinjen

De seks komponenter i en AIS arbejder alle sammen for at hjælpe nøglemedarbejdere med at indsamle, gemme, administrere, behandle, hente og rapportere deres økonomiske data. At have et veludviklet og vedligeholdt regnskabsinformationssystem, der er effektivt og nøjagtigt, er en uundværlig komponent i en succesrig virksomhed.

(Lær hvordan du kan få et job på dette felt, læse En guide til karrierer inden for regnskabsinformationssystemer .)