Corporate kreditkort
Firmakreditkort er kreditkort, der udstedes til ansatte i etablerede virksomheder, der lader dem opkræve deres autoriserede forretningsudgifter - såsom hotelophold og flybilletter - uden at skulle bruge deres eget kort eller kontant. Disse kort, der også er kendt som kommercielle kreditkort, kan gøre det lettere for medarbejdere (og arbejdsgivere) at administrere udgifter, og mange tilbyder frynsegoder som hyppige flyer miles og adgang til lufthavnsstuer.
Sådan fungerer et virksomheds kreditkort
Firmakreditkort er designet til at imødekomme behovene hos etablerede virksomheder - typisk dem med mindst 4 millioner dollars årlige indtægter, 15-plus-kortbrugere og forventede gebyrer på $ 250.000 eller mere hvert år. Mens de fleste virksomheder, inklusive enkeltpersoner og DBA'er, kan få et kreditkort med mindre virksomheder, er firmakort (som navnet antyder) forbeholdt virksomheder. Det betyder, at virksomheden skal være struktureret og registreret som et S- eller C-selskab for at være berettiget.
Større kreditudstedere, såsom American Express, Capital One, Citibank, Chase og Wells Fargo, tilbyder kreditkort. Kortene udstedes baseret på virksomhedens økonomiske helbred - ikke ejernes personlige økonomi. Kortudstedere kan for eksempel kræve, at virksomheden har en stærk økonomi plus god likviditet og pengestrøm.
Udstedere af virksomhedskreditkort vil typisk se et virksomheds nylige revideret regnskab, detaljer om virksomhedens struktur og organisation, skatteoplysninger (herunder en føderal skatte-ID) og kontaktoplysninger for en virksomhedsofficer, der er autoriseret til at handle på vegne af virksomhed - såsom en ejer, præsident eller kasserer.
Key takeaways
- Corporate kreditkort gør det lettere for arbejdsgivere og medarbejdere at administrere udgifter.
- Firmakort udstedes til større, etablerede virksomheder og adskiller sig fra visitkort, der er tilgængelige for enkeltpersoner og DBA'er.
- Det er vigtigt for medarbejderne at lære og følge deres virksomheds politiske kreditkortpolitikker, inden de opkræver gebyrer.
- Afhængig af kortet er enten en medarbejder eller arbejdsgiveren ansvarlig for at betale kreditkortregningen.
En arbejdsgiver kan give visse ansatte et firmakort, så de kan betale for godkendte forretningsudgifter, såsom hoteller, måltider, udlejningsbiler og flyvninger, og også få adgang til kontanter i pengeautomater - alt uden at bruge deres egne midler eller et selskabsforskud. Virksomhedens navn vil være på kortet sammen med medarbejderens navn som udpeget kortholder. Medarbejderens underskrift går på bagsiden af kortet, ligesom det ville gøre på et personligt kreditkort.
Typer af virksomhedskreditkort
Afhængig af typen af virksomhedskreditkort, er medarbejderen eller arbejdsgiveren ansvarlig for at betale kreditkortregningen. Med et individuelt ansvarskort er medarbejderen ansvarlig for at betale kreditkortudstederen direkte for eventuelle gebyrer, plus arkivering af en udgiftsrapport og få en godtgørelse fra arbejdsgiveren. Kreditkortudstederen kontrollerer medarbejderens kredit, før han giver dem et kort, men det er en "soft pull", der ikke påvirker deres kredit score.
Hvis det er et selskabsansvarskort, betaler arbejdsgiveren regningen for eventuelle godkendte gebyrer (selvom medarbejderen muligvis er i haken for at betale udstederen direkte for eventuelle uautoriserede eller personlige udgifter). Da virksomheden er ansvarlig for at betale regningen, kontrollerer kreditkortudstederen typisk ikke medarbejderens kredit, men denne person er sandsynligvis ansvarlig for at indgive regelmæssige udgiftsrapporter, så virksomheden kan forene kortopgørelserne hver måned.
Inden en medarbejder bruger et firmakreditkort, skal de finde ud af, hvem der er ansvarlig for at betale regningen hver måned. Hvis de er ansvarlige, skal de oprette et system for at sikre, at betalingerne er til tiden, og at de har midler til rådighed til at dække saldoen.
Fordele ved et virksomheds kreditkort
En vigtig fordel ved et firmakreditkort er, at det gør det lettere at styre udgifter - både for medarbejdere og arbejdsgivere. Fra et forretningsperspektiv giver et firmakort arbejdsgivere mulighed for at sætte grænser for, hvor meget kortholdere kan bruge pr. Transaktion, pr. Forbrugskategori eller samlet set. Virksomheden kan også kontrollere, hvor et kort kan bruges, begrænse køb til specifikke handlende, typer af handlende og placeringer.
Fra et ansattes synspunkt kan et virksomhedsansvarskort betyde økonomisk lettelse, da det eliminerer behovet for at betale på forhånd for forretningsrelaterede udgifter og derefter vente på refusion. En anden fordel er, at nogle firmakreditkort tilbyder elektronisk udgiftsrapportering, der automatisk udfylder virksomhedsudgiftsrapporter med køboplysninger - en funktion, der gør det lettere (dvs. mindre besvær) at indsende rettidige og nøjagtige rapporter.
En anden vigtig fordel er, at kortholdere, afhængigt af arbejdsgiveren, kan være i stand til at holde de belønninger, de tjener, mens de bruger et firmakreditkort. De kan for eksempel være i stand til at tjene og indløse belønninger for et hyppigt flyer-program eller et hotels program for hyppige gæster. Selvfølgelig kan arbejdsgiveren beslutte at beholde belønningen for at kompensere for de årlige virksomhedsomkostninger eller tilbyde incitamenter til de mest fremtrædende medarbejdere. Stadig tillader mange større virksomheder medarbejderne at høste fordelene ved belønningsprogrammer, da det kan forbedre medarbejdernes moral.
Ud over belønningsprogrammer tilbyder mange firmakreditkort fordele, som hyppige rejsende vil sætte pris på, såsom adgang til lufthavnsstuer (et enormt plus, hvis en rejsende har en lang layover), rejse- og nødhjælpstjenester, udskiftning af nødkort og kontantudbetaling, og undtagelser fra kollisionsskader på billeje. Læs det fine skrift på kreditkortaftalen for at sikre, at du forstår, hvordan disse fordele fungerer. For at aktivere automatisk dækning, når du for eksempel lejer en bil, skal du sandsynligvis gennemføre hele transaktionen med det dækkede kreditkort og afvise udlejningsfirmaets afkald på kollisionsskader. Hvis du er i tvivl, skal du ringe til nummeret på bagsiden af kortet.
Virksomhedspolitikker for virksomhedskreditkort
Medarbejdere bør kende deres virksomheds politikker vedrørende firmakort fra start, for at undgå at begå fejl, der kan føre til regnskabsmarmer, eller værre. Kortholdere skal gøre sig bekendt med deres virksomheds generelle udgifter og rapporteringskrav og finde ud af, om de har forbrugsgrænser, der gælder for visse kategorier. Det er også vigtigt at lære om afdelings- eller positionsspecifikke regler. Virksomhedsledere har for eksempel sandsynligvis forskellige udgiftsprofiler end f.eks. Mellemledelse.
Når en kortholder har lært deres virksomheds politikker, skal de holde sig til dem. Hvis de bruger deres kort til at købe noget, der ikke er en godkendt forretningsudgift, kan det få dem til at se dårligt ud i arbejdsgiverens øjne - selvom det er en ærlig fejltagelse. Der er desuden mange store virksomheder, der har en rejse- og underholdningskortchef på personale, der til enhver tid kunne revidere medarbejdernes udgifter. Det er vigtigt for kortholdere at bruge sund fornuft til at beslutte, om et gebyr, de skal betale, er 100% jobrelateret. Hvis ikke, skal de lægge det på deres personlige kort og sortere det senere, hvis de føler sig berettiget til fuld eller delvis refusion.
For at undgå bogførende mareridt - eller værre - ikke bland personlige udgifter med forretningsudgifter.
Inden et virksomheds kreditkort er aktiveret, kan en arbejdsgiver tilbyde (eller kræve) personlige eller online erhvervskreditkortsuddannelsessessioner designet til at hjælpe medarbejderne med at lære politikkerne. Derudover kan en arbejdsgiver postere og opdatere politikker på sit intranet-websted. Det er altid en god ide at holde sig informeret, følge reglerne og undgå at gøre noget, der kan resultere i ekstra papirarbejde eller blive fortolket som svig. Kortholdere, der har spørgsmål om deres arbejdsgiverpolitikker, skal kontakte den person (eller afdeling), der administrerer programmet.
Særlige overvejelser for virksomhedskreditkort
Ud over at forstå og følge virksomhedens politikker med hensyn til udgiftsgrænser, typer udgifter, der er tilladt, og hvordan udgiftsrapporter håndteres, er det vigtigt for medarbejderne at være opmærksomme på, at hvis de - og ikke deres arbejdsgiver - er ansvarlige for at betale kreditkortregningen, er deres kredit score kan falde, hvis de falder bag på betalinger. AmEx rapporterer for eksempel konti til et kreditbureau, hvis kontoen forfalder 180 dage. Det er en god ide at oprette en e-mail-alarm som en påmindelse om hvornår disse betalinger skal betales.
Ligesom ethvert kreditkort skal medarbejdere behandle deres virksomheds kreditkort med omhu og opbevare det på et sikkert sted for at forhindre tyveri eller tab. Hvis et kort mistes eller stjæles, skal det rapporteres så hurtigt som muligt, så kortet kan annulleres og udskiftes.