Ansvarlig plan
En ansvarlig plan er en plan, der følger reglerne for Internal Revenue Service (IRS) til refusion af arbejdstagere for forretningsudgifter, hvor refusion ikke regnes som indkomst. Dette betyder, at refusion ikke er genstand for kildeskat eller W-2-rapportering. Disse udgifter skal dog være forretningsrelaterede for at falde ind under en ansvarlig plan.
Key takeaways
- En ansvarlig plan er en proces til refusion af medarbejdere for deres arbejdsrelaterede omkostninger.
- Ansvarlige planer er ikke skattepligtige, da de ikke betragtes som en form for arbejdskompensation.
- Omkostninger kan kun betragtes som en del af en ansvarlig plan, hvis de er forretningsrelaterede, nøjagtigt rapporteret, og hvis overskydende godtgørelser returneres.
- Hvis en godtgjort omkostning anses for ikke at være ansvarlig, er den skattepligtig af IRS. Overskydende midler skal normalt returneres inden for 120 dage.
Sådan fungerer en ansvarlig plan
En ansvarlig plan adskiller sig fra en ikke-ansvarlig plan. Hvis en virksomheds refusionsplan ikke følger IRS-krav til en ansvarlig plan, er planen ikke ansvarlig, og refusion for udgifter betragtes som en del af medarbejdernes kompensation og er derfor genstand for tilbageholdelse og skal rapporteres på en medarbejders W-form .
I henhold til IRS-reglerne refunderes udgifter i henhold til en regnskabsmæssig plan, hvis de er forretningsrelaterede og regnskabsmæssigt redegøres for dem. Derudover skal beløb, der betales ud over de faktiske omkostninger, returneres til virksomheden inden for en bestemt tidsramme. Forretningsrelaterede udgifter afholdt af ansatte kan omfatte ting som rejser, måltider, indkvartering, underholdning eller transport. Det kræves af medarbejderne, at de udgifter, der er registreret, tilstrækkeligt redegøres for og at returnere eventuel overskydende godtgørelse inden for en rimelig periode.
Arbejdsgivere er ikke forpligtet til at forelægge detaljerne i deres plan til IRS, men de skal være i stand til at demonstrere, at de opfylder kravene i en ansvarlig plan.
Arbejdsgivere er ofte i stand til at anvende strengere krav til ansvarlig plan, end der er bogført af IRS.
Krav til en ansvarlig plan
Kravene til en ansvarlig plan er, at de er forretningsrelaterede, at medarbejderudgifter er tilstrækkeligt bogført til deres arbejdsgiver på en rimelig og rettidig måde, og at eventuel overskydende godtgørelse skal returneres til arbejdsgiveren inden for en rimelig tidsperiode.
For at udgifter kan betragtes som forretningsrelaterede, skal de (løst) opfylde følgende krav: at omkostningerne skal afholdes i løbet af ansættelsesforløbet, og at enhver udgift, der blandes mellem en personlig udgift og en forretningsudgift, regnskabsmæssigt bogføres som sådan, opdeling af udgifter mellem arbejdsgiver og medarbejder. Et almindeligt eksempel er en personlig bil, der bruges til forretningsrejser: i et sådant tilfælde kan en medarbejder forventes at redegøre for de miles, der blev afholdt i løbet af deres personlige transport og arbejdsrelaterede transport, og fordele omkostningerne korrekt.
Tilstrækkelig bogføring er typisk underlagt tredjepartsbekræftelse med det formål at bevise, at medarbejdernes midler var forretningsrelaterede. Kvitteringer er en almindelig form for tredjepartsbevisning, som medarbejderne vil bruge til at bevise legitimiteten af deres finansieringsanmodninger. Der er dog undtagelser fra denne regel, herunder tilfælde af omkostninger til ikke-logi, der beløber sig til under $ 75, godtgørelse af måltider, der falder inden for IRS dagpenge-standarder, og transportomkostninger, som det er vanskeligt at få et officielt betalingsbevis på, såsom taxaer, metroer og busser. Generelt er forventningen til tilbagelevering af overskydende refusionsfonde, at sådanne midler returneres til arbejdsgiveren inden for 120 dage efter deres udbetaling.
Sammenlign Navn på udbydere af investeringskonti Beskrivelse Annoncørens viden × De tilbud, der vises i denne tabel, er fra partnerskaber, hvorfra Investopedia modtager kompensation.